Оголошення про тендер

Громадська організація "РО3КВІТ Урбаністична коаліція для України" оголошує тендер на надання логістичних послуг у рамках проєкту 'Інструментарій(и) для залучення громадян до міського планування для громад, що постраждали від агресії”, що підтримується Програмою MATRA Посольства Королівства Нідерландів в Україні».
Очікувані послуги
Ми шукаємо надавача логістичних послуг для організації:● Транспорту для учасників проєкту.● Проживання учасників.● Організації заходів (включаючи кейтеринг, технічну підтримку, пошук приміщення тощо).
Термін дії контракту: Вересень 2024 - Грудень 2025.

Учасники тендеру
● Учасник має бути юридичною особою або фізичною особою-підприємцем, зареєстрованою відповідно до законодавства України та здійснює відповідну діяльність згідно КВЕД.● Відсоток комісійних/накладних витрат Виконавця за надання послуг повинен бути незмінним (окрім зміни у сторону зменшення) на весь термін дії договору.● Учасник має підтверджений досвід у наданні логістичних послуг організації проживання, харчування, відшкодування вартості проїзду.

Технічне завдання для організації першого заходу для комерційної пропозиції
Організація мандрівки: 29-31 жовтня 2024 року в м. Амстердам.
Кількість учасників: 15 (3 з України, 12 з Нідерландів).
Транспорт
Українські представники (3 особи):● Маршрут: Київ – Амстердам. Час прибуття: до 08:00 29 жовтня (можливе прибуття 28 жовтня після обіду).Амстердам – Київ: після 18:00 31 жовтня або 1 листопада зранку.● Тип транспорту: потяг (купе, 2 клас), літак (прямий рейс, ручна поклажа включена, без багажу).● Прошу врахувати: час між пересадками потягів та літаків повинен бути достатнім для забезпечення комфортної подорожі та уникнення можливих затримок або накладок.
Нідерландські представники (6 осіб):
● Маршрут: Ейндховен – Амстердам. Час прибуття: до 09:00 29 жовтня.Амстердам – Ейндховен: після 18:00 31 жовтня.● Тип транспорту: потяг (купе, 2 клас).

Проживання
Вимоги до готелю:
● Категорія: не менше 3*** або відповідний за вимогами.● Тип номерів: одномісні.● Бажано, щоб сніданок був включений у вартість.
Тривалість проживання:
● Для українських представників: відповідно до дати прибуття (28 або 29 жовтня) та відправлення (31 жовтня або 1 листопада).● Для нідерландських представників: за потреби, відповідно до дати прибуття та відправлення.● Можливість раннього заїзду повинна бути прописана окремим рядком, без об'єднання із загальною вартістю номерів.

Оренда конференц-зали
● Місце: центр міста Амстердам.● Тривалість: 3 дні (29-31 жовтня), з 09:00 до 18:00.● Кількість учасників: 15 осіб.● Технічне обладнання : проєктор або екран, камера, інтернет● Наявна окрема зона для кейтерингу, яка не поєднана з основною залою. 

Кейтеринг
● Кількість учасників: 15 осіб.● Тривалість: 3 дні.● Кількість кава-брейків: 2 на день.● Кількість обідів: 1 на день.● Меню кава / брейку: кава/чай, 1 вид солодкого, 1 вид соленого.● Меню обіду: напій, основна страва та салат / фуршет

Умови оплати
Бажаною формою оплати є постоплата після надання послуг.
Можливий аванс у розмірі 20-30% від загальної вартості з подальшою оплатою залишку після завершення заходу.

Підтвердження участі
У комерційній пропозиції обов’язково повинна бути вказана назва компанії, контактна особа, телефон, e-mail. Також просимо надати рекомендації від інших організацій. Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) і надіслані у форматі PDF.Кінцевий термін приймання тендерних пропозицій: 18.09.2023 до 12:00 включно.Пропозиції приймаються на e-mail: .moc.tivk3or%40tnemerucorpТема листа: Надання логістичних послуг по проєкту "Toolkit(s) for citizens involvement in urban planning for municipalities under stress”.

Критерії відбору та визначення переможця
Визначення переможця тендеру відбудеться шляхом розгляду наданих пропозицій на відповідність умовам конкурсу.Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям, досвіду та пропонуватиме найнижчу ціну.Результати тендеру будуть повідомлені учасникам протягом трьох робочих днів з моменту визначення переможця шляхом електронних повідомлень або інших засобів зв'язку.